Una parte esencial de nuestro trabajo como artistas es cerrar presupuestos bien elaborados y que permitan tener un buen acuerdo con nuestros clientes.

Aquí no te voy a decir lo que debes cobrar por tu trabajo, si esperabas eso, entonces lamento decepcionarte, pero intervienen demasiados elementos para ello. Muchas veces recibo mensajes preguntándome qué cobrar por un proyecto. Y mi respuesta siempre es que depende de para qué se vaya a utilizar, de la experiencia que uno tenga, del tiempo en el que se vaya a hacer, la calidad que se ofrezca, etc.

Lo que sí puedo decirte es todo lo que debería contemplar un buen presupuesto para que sea acorde al trabajo a realizar. Si está bien elaborado, no solo asegura que serás compensado adecuadamente, sino que también establece expectativas claras con tus clientes, evitando malentendidos y conflictos futuros. Vamos a ver qué debemos tener en cuenta y qué elementos no pueden faltar.

Comprender el proyecto

Antes de elaborar un presupuesto, es fundamental tener una comprensión clara del proyecto. La comunicación con el cliente es clave en esta etapa. Aquí hay algunas preguntas que debes hacer para reunir toda la información necesaria y que te recomiendo que plasmes en el presupuesto:

¿Cuál es el objetivo del proyecto? Entender el propósito y las metas del proyecto te ayudará a definir el alcance y el mejor flujo de trabajo para ello.
¿Cuántas piezas gráficas se necesitan? Determina la cantidad y el tipo de materiales gráficos que se requieren. Obviamente, dependiendo del material a realizar, habrá un coste u otro, también según la dificultad de este.
¿Cuál es el plazo de entrega? Conocer la fecha límite te permitirá planificar tu tiempo y recursos, además, si el proyecto tiene cierta urgencia, será determinante a la hora de marcar un precio. No es lo mismo realizar un proyecto a 2 meses vista que en una semana. Mayor dedicación y urgencia, mayor coste.
¿Existen requisitos específicos? Pregunta si hay pautas de diseño o referencias que debas seguir. En ocasiones, el cliente tiene una idea preconcebida y lo más recomendable es pedírselas para tomarlas en cuenta, comentarlas e incluso recomendarle otras en función de lo que necesite. No olvides que el profesional creativo eres tú, haz valer tu criterio artístico.
¿Habrá revisiones? Si es así, ¿cuántas? Acordar el número de revisiones incluidas en el presupuesto evitará sorpresas y que el proyecto se alargue en el tiempo innecesariamente.

Desglose del presupuesto

Cada uno estructura sus presupuestos a su manera, pero es importante incluir toda la información necesaria, sin extendernos demasiado. Que sea claro, conciso y fácil de leer y entender. Veamos los puntos a incluir:

1. Descripción del proyecto

Incluye un resumen del proyecto, indicando los objetivos principales y los entregables acordados. Este resumen debe ser conciso, describiendo el trabajo que realizarás y los resultados esperados junto con las revisiones a realizar y, de ser necesario, los derechos de explotación.

2. Servicios incluidos

Desglosa todos los servicios que proporcionarás de manera que queden bien ordenados y faciliten su lectura:

Investigación y análisis inicial: Esta etapa incluye comprender la naturaleza del cliente, su servicio, carácter comunicativo, su mercado y sus necesidades específicas. También es el momento de profundizar en sus referencias, así como ver el trabajo previo que se hubiera hecho, si lo hubiera.

Conceptualización y diseño: Es recomendable que esta fase establezca un punto de partida claro y sirva para descartar todo lo demás. Establece las fases del proyecto para irlas completando con el cliente. A partir de aquí y junto con el siguiente punto, iremos construyendo un proyecto cada vez más detallado sin volver a la fase anterior, lo que supondría una pérdida de tiempo y esfuerzo.

Revisión y ajustes: Incluye las rondas de revisiones acordadas en cada fase del proyecto. Es importante añadir el coste de revisiones fuera de las incluidas, por si fueran necesarias.

Entrega de archivos finales: Preparación y entrega de los archivos en los formatos y tamaños requeridos. Nunca, bajo ningún concepto, entregues los originales. En su lugar, entrega archivos adaptados a lo que el cliente necesita, será suficiente para él y preservarás tu autoría y derechos sobre los originales.

Reuniones y comunicación con el cliente: El tiempo dedicado a reuniones, llamadas y correos electrónicos también debe ser considerado. Es un tiempo que le dedicas al proyecto, y sí, tienes que cobrarlo.

3. Honorarios

En función del tipo de proyecto, la concreción de este y su duración, puedes recurrir a dos sistemas tarifarios:

Tarifas por hora: Indica tu precio por hora y el número estimado de horas para cada tarea (una estimación que puede ir variando y que deberás notificar al cliente). Este enfoque es útil para proyectos donde el tiempo de trabajo puede variar y en los que no está muy clara la complejidad.

Tarifas fijas: Una opción mucho más concreta, aquí deberías desglosar el precio de cada componente del proyecto. Proporciona mucha más claridad y seguridad tanto para ti como para el cliente. Eso sí, implica seguir al pie de la letra todo lo concretado en el presupuesto, revisiones incluidas.

Plazos y forma de pago: Mi recomendación es cobrar siempre una parte por adelantado (entre un 30% y un 50%) sobre todo en clientes nuevos (bajo mi experiencia, el cliente que paga al principio, paga al final). El resto debe liquidarse al terminar el trabajo, aunque todos sabemos que suelen alargarse entre 30 a 60 días, he tenido clientes que incluso han tardado 240 días, caso en el que para volver a trabajar con ellos les he pedido el 100% por adelantado. Asegúrate de especificar los métodos de pago aceptados.

4. Términos y condiciones

Este apartado es el que se suele obviar y es precisamente el más importante a la hora de preservar tus derechos sobre el trabajo realizado, así como la resolución de ciertas situaciones que pueden llegar a darse:

Derechos: Define quién tendrá los derechos sobre el diseño final y de qué tipo serán. Los derechos de autor deben ser siempre del artista, por lo tanto, deberías especificar que estos siempre se mantendrán bajo tu dominio. En cambio, los derechos de propiedad y de explotación sí que son para el cliente, quien podrá hacer uso del trabajo realizado para la finalidad definida y únicamente para esa finalidad.

En según que trabajos también definiremos una duración específica y territorial, por ejemplo, para proyectos en televisión o medios, se suele definir un año de duración a nivel nacional o internacional (son explotaciones distintas, por lo tanto, con distintos costes y previsión de ganancias e impacto).

Aquí también incluiremos nuestro derecho a hacer pública la autoría de los trabajos realizados (para poder incluirlos en nuestro portfolio), siempre que no se haga referencia a información declarada expresamente como confidencial. En muchos casos se suele pactar un tiempo de silencio, tras el cual, el proyecto se libera y podemos compartirlo.

Políticas de cancelación: Explica las condiciones bajo las cuales el proyecto puede ser cancelado y cómo se manejarán los pagos en caso de cancelación. Normalmente, se acuerda un único pago de acuerdo al volumen de trabajo realizado, o en su defecto, ya habremos cobrado el pago inicial (de ahí su importancia).

Plazos de entrega: Reitera los plazos acordados y las consecuencias de posibles retrasos. Lo ideal es remarcar que el proyecto se completará en X tiempo desde la recepción del pago inicial y que los posibles retrasos por parte del cliente, normalmente por falta de feedback, extenderán el plazo de entrega.

Garantías y responsabilidades: Aclara tus responsabilidades y las del cliente en relación con el proyecto. Esto hace referencia a posibles errores una vez que el cliente ha aprobado el proyecto, cambios por parte de este o de terceros, etc.

Conclusiones

No olvides pedir que te devuelvan el presupuesto firmado antes de empezar. De nada sirve hacer un presupuesto si el cliente no nos lo devuelve con su firma y sus datos fiscales. Un acuerdo formalizado evita malentendidos y os protege a ti y a tu cliente.

Recuerda mantener una buena comunicación, que sea transparente y permita generar una relación de confianza. Comenta el presupuesto con el cliente para aclarar cualquier duda antes de comenzar el proyecto y mantén una posición flexible, con límites claros, pero con margen para imprevistos a los que des solución.

Y por último, no hagas descuentos, ni para conseguir más trabajo ni por cantidad. No somos una fábrica de clavos que a más unidades nos compran, menor es el precio. Si un diseño, ilustración, matte painting, etc. tiene un coste en tiempo y dedicación, mantenlo. De lo contrario, estarás restándole valor y profesionalidad.

Espero que todos estos consejos te sirvan para elaborar presupuestos con los que mejorar tu forma de trabajar y la relación con tus clientes. ¡Aprovéchalos! 😊

Estrategias para un buen presupuesto